Як відцифрувати трудову книжку: покрокова інструкція від фахівчині із соціальних питань БФ «Схід SOS»
Держава поступово переводить облік трудової діяльності в електронну форму. Тож відцифрування трудової книжки – це спосіб зберегти свій трудовий стаж і спростити оформлення пенсії в майбутньому.
Фахівчиня із соціальних питань Благодійного фонду «Схід SOS» Ольга Волошко пояснює, як це зробити правильно та на які деталі варто звернути увагу.
Зазначимо, відцифрування особливо важливо для періодів роботи до 2004 року. Адже страховий стаж після 2004 року обліковується автоматично, а от дані до 2003 потрібно додати самостійно через оцифрування.
Ділимося алгоритмом оцифрування нижче і покроковою відеоінструкцією від ПФУ.
Важливо: оцифрування (сканування та передача до Пенсійного фонду України) трудових книжок має бути завершене до 10 червня 2026 року.
Як відцифрувати трудову книжку?
Підготовка – Відскануйте документи відповідно до вимог:
- зробіть скан-копію всіх заповнених сторінок трудової книжки в кольоровому форматі;
- контролюйте, щоб зображення були чіткими й містили повний текст документа та його реквізити (назва, серія й номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника/власниці, а також усі записи щодо трудового стажу);
- збережіть скан-копії у форматах JPG або PDF (рекомендована якість сканування – від 300 dpi);
- розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ.
Додатково – перейменуйте файл відповідно до виду відсканованого документа, наприклад: Михальченко М.М., трудова книжка, ст.1.
Крок №1 – Увійдіть на портал електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), за банківським ІD або Дія.Підпис.
Крок №2 – У меню ліворуч у розділі «Комунікація з ПФУ» виберіть розділ «Відомості про трудові відносини».
Крок №3 – Перечитайте вимоги до скан-копій трудової книжки і натисніть «Продовжити».
Крок №4 – Перевірте інформацію, яка вже заповнена автоматично, додайте те, чого не вистачає:
- надайте згоду на обробку персональних даних;
- натисніть на кнопку «Скан-копії документів»;
- за допомогою кнопки «Додати файл» завантажте необхідні скан-копії трудової книжки або інших документів, обираючи назву потрібного документа із розкривного меню.
Крок №5 – Підвантажте сторінки відсканованої трудової книжки (в хронологічному порядку) та інших документів.
Крок №6 – Після завантаження скан-копій необхідних документів
(трудова книжка, диплом із додатком, документ про зміну прізвища, свідоцтва про народження дітей, військовий квиток тощо)
натисніть на кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».
Крок №7 – Перевірте факт відправлення та стан обробки звернення в розділі особистого кабінету «Мої звернення»:
- визначте параметри пошуку;
- натисніть кнопку «Пошук»;
- знайдіть за датою необхідне звернення;
- перегляньте «Статус звернення».
Крок №8 – Якщо статус звернення – «Виконано», перевірте, чи немає повідомлення від ПФУ про необхідність надання додаткових документів.
Крок №8 – Якщо є повідомлення від ПФУ про необхідність надання додаткових документів, то підготуйте скан-копії таких документів і направте їх до ПФУ, дотримуючись зазначеного алгоритму дій (див. Крок №1).
Крок №9 – Перевірте чи оцифрована ваша трудова книжка:
- зайдіть на вебпортал електронних послуг ПФУ https://portal.pfu.gov.ua/ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), Bank ID або через Дія.Підпис;
- у вашому особистому кабінеті перейдіть до розділу «Електронна трудова книжка»;
- виберіть вкладку «Відцифрована ЕТК», щоби побачити результати оцифрування даних про ваші трудові відносини.
Якщо у вашій трудовій книжці немає записів або вона втрачена, можна додати інші документи:
- довідки з місця роботи;
- виписки з наказів;
- зарплатні відомості;
- трудові договори.
Також можуть знадобитися: дипломи (до 2003 року), військовий квиток, свідоцтво про народження дитини.
Важливо пам’ятати: оцифрування – це не формальність. Це про ваші виплати, стаж і впевненість у майбутньому.
Потрібна допомога з відцифруванням трудового стажу? Звертайтеся до фахівчинь із соціальних питань БФ «Схід SOS».
Офлайн-консультацію можна отримати в просторах психосоціальної та юридичної підтримки «Затишно space» у Вінниці, Запоріжжі, Миколаєві та Харкові.
Адреси просторів «Затишно space»:
Вінниця
вул. Василя Порика, 19 (приміщення 72)
+38 (095) 877 26 36
Запоріжжя
вул. Південноукраїнська, 3 (зупинка вул. Миру)
+38 (097) 021 41 53
Миколаїв
вул. Марка Кропивницького, 79-А
+38 (099) 790 00 70
Харків
вул. Гоголя, 11
+38 (097) 384 97 35
Простори в Запоріжжі, Харкові та Миколаєві працюють у межах проєкту «Захист і необхідна психосоціальна підтримка постраждалих від війни жителів прифронту» за фінансової підтримки МЗС Німеччини. Осередок у Вінниці надає допомогу за фінансової підтримки Програми солідарності з Україною Fondation de France.
